C A N A D A ARBITRAGE DE RÉGIMES DE RETRAITE
PROVINCE DE QUÉBEC
MADAME DIANE RIOUX
ci-après appelé «L’APPELANTE »
ET
COMMISSION ADMINISTRATIVE DES RÉGIMES DE RETRAITE ET D’ASSU-RANCES (CARRA)
ci-après appelée « L’INTIMÉE »
Dossier : 2012 5011 (RREGOP)
Objet :.Contestation par l’appelante de la décision du Service des rachats de l’intimée rendue le 27 mai 2011 refusant sa demande de rachat de la période du 1 er septembre 1976 au 17 janvier 1980 durant laquelle elle était occasionnelle, confirmée par le Comité de réexamen dans une décision qui lui a été communiquée le 23 mars 2012.
Représentante de l’appelante : Elle-même
Procureure de l’intimée : Me Louise Desrochers, avocate
Services juridiques
CARRA
Date de l’audience : 15 février 2013
Lieu d’audience : Québec (Québec)
Date de la décision : 16 mai 2013
N/d : 2300-170-G/12
DÉCISION ARBITRALE
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I- LA PREUVE FACTUELLE CONTENUE AU DOSSIER D’APPEL
[1] Le 11 mars 2010, l’appelante souscrit une demande de rachat de service pour la période du 1 er janvier 1974 au 31 décembre 1974, du 1 er janvier 1975 au 31 décembre 1975 et du 1 er janvier 1976 au 1 er septembre 1976, pendant lesquelles elle était occasionnelle à l’Hôpital de Rimouski, demande qui a été complétée tant par son employeur d’alors, le 10 mai 2010, que par son employeur actuel, le 17 mai 2010, et qui a été reçue par l’intimée le 20 mai 2010 (pages 1 à 9 du dossier d’appel).
[2] Le 13 décembre 2010, l’intimée accueille la demande de l’appelante pour les périodes du 1 er janvier 1975 au 31 décembre 1975 et du 1 er janvier 1976 au 1 er septembre 1976, mais non pour celle du 1 er janvier 1974 au 31 décembre 1974 (pages 10 et 11 du dossier d’appel), et fait parvenir à l’appelante une proposition de rachat pour chacune des périodes acceptées (pages 12 et 15 du dossier d‘appel).
[3] Le 14 septembre 2010, l’appelante souscrit une demande de rente de retraite prévoyant le 16 octobre 2010 comme date de fin d’emploi, complétée par son employeur ce même 14 juillet 2010, et reçue par l’intimée le 19 juillet 2010 (pages 16 à 20 du dossier d’appel).
[4] Le 11 mars 2010, l’appelante souscrit une deuxième demande de rachat de service, celle-ci pour la période du 1 er septembre 1976 au 17 janvier 1980 pendant laquelle elle était occasionnelle à l’Hôpital Jeffery Hale, à Québec, demande dont l’attestation de période de rachat que ledit hôpital devait remplir, signer et y joindre pour la compléter ne mentionnait toutefois pas les dates des périodes à racheter lorsqu’elle a été reçue par l’intimée, de sorte que ce n’est que le 28 décembre 2010 que cette attestation fut complétée par ledit employeur, et le 5 janvier 2011, que l’intimée reçut l’ensemble des formulaires dûment complétés nécessaires au traitement de sa demande de rachat (pages 22 à 30 du dossier d’appel).
[5] Le 27 mai 2011, l’intimée avise l’appelante que sa demande est refusée car celle-ci n’était plus une cotisante à aucun des régimes de retraite qu’elle administre lorsque sa demande a été reçue le 5 janvier 2011, seuls les participants actifs à l’un de ces régimes de retraite ayant le droit de racheter du service (pages 31 et 32 du dossier d’appel).
[6] Le 14 janvier 2011, l’appelante souscrit une demande de réexamen de cette décision, demande qui est reçue par le greffe des réexamens le 29 juin 2011 (pages 33 et 34 du dossier d’appel).
[7] Les motifs que l’appelante y invoque sont les suivants :
a) Elle a souscrit cette demande de rachat et elle est parvenue à l’intimée dans les délais car elle faisait partie du même envoi que celle portant sur ses périodes de service à l’Hôpital de Rimouski.
b) L’information qui y manquait est le fait d’une employée de l’Hôpital Jeffery Hale qui a oublié d’y joindre le formulaire 728 (l’attestation de l’employeur concernant les périodes de travail à racheter).
c) Malgré plusieurs appels aux bureaux de l’intimée entre mai 2010 et octobre 2010, jamais on ne lui a souligné qu’un document manquait à sa demande de rachat contenant ses périodes de service à l’Hôpital Jeffery Hale lorsqu’elle leur parlait de cette demande.
d) Ce n’est que vers le 20 décembre 2010, lorsqu’elle a appelé l’intimée pour savoir pourquoi elle n’avait pas reçu de réponse concernant cette demande de rachat en même temps que celle concernant sa demande de rachat de service à l’Hôpital de Rimouski qui lui avait été adressée le 13 décembre 2010, qu’on l’a informée de cette pièce manquante.
e) Elle n’a pas à subir les conséquence d’une erreur du personnel de son employeur, pas plus que les conséquences des délais inacceptables que l’intimée a mis à traiter son dossier, et ce, sans même l’aviser qu’une pièce y manquait.
f) Les documents manquants ont été expédiés à l’intimée par télécopieur dans les plus brefs délais, soit le ou vers le 28 décembre 2010, dès qu’elle a su que telle était la raison du non traitement de cette demande-ci par l’intimée.
[8] Le 23 mars 2012, le Comité de réexamen lui fait parvenir par poste recommandée sa décision rejetant sa demande de réexamen et maintenant la décision de l’intimée (pages 35 à 39 du dossier d’appel).
[9] Le Comité de réexamen fonde sa décision sur l’article 115.1 de la Loi sur le RREGOP qui exige que pour qu’une personne puisse racheter du service effectué comme occasionnelle, elle doit être encore une cotisante à l’un des régimes de retraite administrés par l’intimée, ce qu’elle n’était plus depuis le 10 octobre 2010 lorsque le formulaire de l’employeur comportant l’attestation de celui-ci portant sur ladite période de rachat a été reçu par l’intimée le 5 janvier 2011 (pages 37 à 39 du dossier d’appel).
[10] Le 13 avril 2012, le Greffe des tribunaux d’arbitrage (régimes de retraite) reçoit la demande d’arbitrage de l’appelante au soutien de laquelle cette dernière y invoque, d’une part, les mêmes arguments que ceux énoncés dans sa demande de réexamen et, d’autre part, le fait que la personne du Service des ressources humaines de l’employeur chargée de son dossier lui a appris le 28 mars 2012 qu’elle n’avait jamais été informée des exigences de l’article 115.1 de la Loi sur le RREGOP .
II- COMPLÉMENT DE PREUVE À L’AUDIENCE
[11] L’appelante, du consentement de la procureure de l’intimée, produit une lettre souscrite par madame Nathalie Sauvageau, technicienne en administration à l’emploi de l’Hôpital Jeffery Hale, maintenant l’Hôpital Jeffery-Hale-Saint-Brigid’s. L’essentiel de cette lettre se lit comme suit (pièce A-1)
« Nous confirmons (que) la date de la demande de rachat de madame (Diane) Rioux c’est (sic) fait (sic) en même temps que les procédures de sa retraite. Madame Rioux n’était pas retraitée à ce moment là. Je pense qu’il y a eu des problèmes dans l’envoi de la demande et nous avons dû refaire le rachat dont l’un est daté du 17 mai 2010 et l’autre le 28 octobre 2010. »
III- L’ARGUMENTATION
• Position de l’appelante
[12] Celle-ci reconnaît que c’est son employeur qui n’aurait pas envoyé en temps utile la partie qu’il doit compléter, à savoir le formulaire de l’employeur mentionnant les périodes de travail concernées que son employée désire racheter, avec le formulaire du participant qui a été envoyé le 17 mai 2010.
• Position de l’intimée
[13] Il ressort de l’exposé que la procureure de l’intimée m’a transmis ainsi qu’à l’appelante le 19 décembre 2012 en vue de la présente audience, qu’elle considère comme seuls faits pertinents ayant fait l’objet d’une preuve prépondérante, car découlant des pièces contenues au dossier d’appel et non infirmés par une preuve admissible contraire, les suivants :
a) La demande de rachat faisant l’objet du présent litige n’a été reçue que le 5 janvier 2011, tel qu’en fait foi le formulaire du participant qui, bien que souscrit le 11 mars 2010, porte la date du 5 janvier 2011 comme date de sa réception par l’intimée (pages 22 à 24 du dossier d’appel), soit la même date que celle de la réception par l’intimée du formulaire de l’employeur comportant l’attestation de celui-ci indiquant la période de service à racheter (pages 25 à 30 du dossier d’appel).
b) A cette date, l’appelante n’était plus une cotisante à l’un des régimes de retraite administrés par l’intimée puisqu’elle était déjà à la retraite depuis le 17 octobre 2010 et qu’elle avait cessé d’être une participante à son régime de retraite depuis le 16 octobre 2010.
c) Bien que l’appelante prétende que sa demande de rachat a été faite dans le délai requis car son employeur, l’Hôpital Jeffery Hale, l’a transmise à l’intimée en même temps, soit le 17 mai 2010, que sa demande de rachat impliquant l’Hôpital de Rimouski que l’intimée a reçue le 20 mai 2010, le fait est que ce n’est que le 5 janvier 2011 que la transmission de cette demande a été complétée par la réception par l’intimée du formulaire de l’employeur qui aurait dû l’accompagner dès le 17 mai 2010.
d) S’il est exact, malgré plusieurs communications de l’appelante avec l’intimée concernant cette demande de rachat impliquant son service du 1 er septembre 1976 au 17 janvier 1980 au Jeffery Hale, qu’en aucun temps on lui a mentionné qu’il y manquait des documents et que ce n’est que le 20 décembre 2010 qu’elle a finalement su qu’une employée de son employeur avait omis de joindre le formulaire en question à son envoi du 17 mai 2010 et que tel était le motif pour lequel sa demande n’avait pas été traitée, il n’en reste pas moins que c’est l’erreur de cette employée qui a fait en sorte que la transmission de cette demande à l’intimée n’a pas été complétée avant le 5 janvier 2011, comme l’a du reste reconnu le Comité de réexamen.
e) En dépit des propos de l’appelante, le dossier d’appel ne comporte aucun formulaire du participant, concernant cette période de service à l’Hôpital Jeffery Hale, qui aurait été reçu par l’intimée le 20 mai 2010, le seul au dossier étant celui reçu le 5 janvier 2011.
f) Le seul formulaire reçu par l’intimée le 20 mai 2010 impliquant l’appelante concerne ses périodes de service du 1 er janvier 1974 au 1 er septembre 1976 à l’Hôpital de Rimouski et ce formulaire ne fait aucunement mention du service effectué à l’Hôpital Jeffery Hale du 1 er septembre 1976 au 17 janvier 1980.
[14] Enfin, la procureure de l’intimée conclut que l’appelante n’était plus une cotisante à son régime de retraite lorsque sa demande de rachat a été reçue par l’intimée, que cette demande ne rencontrait dès lors pas les exigences de l’article 115.1 du RREGOP et que la décision du Comité de réexamen doit donc être confirmée, puis elle cite à ce sujet cet extrait d’une décision portant le numéro 2010013 rendue par Me Joelle L’Heureux le 16 décembre 2010 dans l’affaire MACFARLANE c. CARRA :
« Le tribunal ne peut modifier la décision contestée car elle respecte le cadre prévu par la Loi sur le RREGOP . Pour être recevable, la demande de rachat devait être reçue à la Commission simultanément à la demande de pension (ou avant), ce qui n’a pas été le cas. Le seul motif invoqué, soit l’oubli de l’employeur, ne permet pas au tribunal d’arbitrage de passer outre à l’application de cette disposition.
Monsieur MacFarlane considère subir injustement un préjudice en raison de l’omission de l’employeur. La détermination des responsabilités d’un employeur ne relève pas de la juridiction du tribunal d’arbitrage. Le tribunal d’arbitrage ne peut se prononcer sur cette question qui relève des tribunaux de droit commun. »
IV- MOTIFS ET DÉCISION
[15] La compétence juridictionnelle de l’arbitre agissant aux termes de l’article 183 de la Loi sur le RREGOP est limitée à l’arbitrage des questions décidées par l’intimée que l’article 179 de ladite loi permet à tout employé ou bénéficiaire d’un régime de retraite que cette dernière administre de faire réexaminer par le Comité de retraite.
[16] Ces questions concernent exclusivement :
1- l’admissibilité de l’employé ou du bénéficiaire à l’un de ses régimes de retraite;
2- le nombre de ses années de service et de ses périodes de cotisations;
3- le traitement admissible et le montant de ses cotisations;
4- le montant de sa pension;
5- tout bénéfice, avantage ou remboursement prévu par ces régimes.
[17] En l’espèce, la question qu’implique le présent litige consiste à déterminer si l’appelante a été injustement privée de son droit au rachat de sa période de service à l’Hôpital Jeffery Hale du 1 er septembre 1976 au 17 janvier 1980.
[18] Ce refus a été motivé par le fait que l’appelante n’aurait plus été une cotisante à son régime de retraite, ayant pris sa retraite à compter du 17 octobre 2010, lorsque sa demande de rachat aurait été reçue par l’intimée le 5 janvier 2011.
[19] Le fait est que le dossier d’appel ne contient, comme seule preuve de la réception de sa demande de rachat concernant cette période de service, que le formulaire du participant qu’elle a souscrit le 11 mars 2010 et celui de l’employeur (attestation de période de rachat) complété et souscrit par sa technicienne en administration, madame Nathalie Sauvageau, le 28 décembre 2010, ceux-ci ne portant comme date de leur réception par l’intimée que celle du 5 janvier 2011.
[20] Toutefois, d’une part, la déclaration de l’appelante, confirmée par une lettre de madame Sauvageau du 2 mai 2012 mise en preuve du consentement de la procureure de l’intimée, est à l’effet que le formulaire du participant contenant sa demande de rachat de cette période souscrit le 11 mars 2010 a d’abord été transmis à l’intimée en même temps que les formulaires concernant sa demande de rachat de sa période de service à l’Hôpital de Rimouski qui l’ont été le 17 mai 2010 et reçus par l’intimée le 20 mai 2010, ce qui implique que ce formulaire aurait lui aussi été reçu le 20 mai 2010, avant d’être réexpédié une deuxième fois, cette fois avec le formulaire de l’employeur, le 28 décembre 2012 et reçu le 5 janvier 2011; d’autre part, l’exposé de la procureure de l’intimée, même s’il souligne que le formulaire du participant reçu par l’intimée le 20 mai 2010 ne fait aucune mention d’un rachat en lien avec une période de service à l’Hôpital Jeffery Hale, ne nie aucunement l’affirmation faite par l’appelante et confirmée par la lettre de madame Sauvageau, à l’effet que cet envoi reçu le 20 mai 2010 contenait également un autre formulaire du participant, soit celui concernant une période de service effectuée du 1 er septembre 1976 au 17 janvier 1980 au Jeffery Hale.
[21] Face à ces éléments de preuve, il m’apparaît y avoir une prépondérance de preuve que le formulaire contenant la demande de rachat souscrite par l’appelante relativement à sa période de service du 1 er septembre 1976 au 17 janvier 1980 faisait partie de l’envoi de demandes de rachat de service reçues par l’intimée le 20 mai 2010.
[22] Il m’apparaît également clair que ce formulaire contenait suffisamment de détails pour permettre à l’intimée d’être alors informée de la décision de l’appelante de se prévaloir de l’article 115.1 de la Loi sur le RREGOP pour racheter cette période de service.
[23] Le fait que cette demande de rachat ait été incomplète en ce qu’il y manquait le formulaire de l’employeur destiné à compléter les informations requises pour traiter sa demande, en l’occurrence le nombre de jours travaillés au cours de la période visée, les salaires alors versés et l’identité de l’employeur, ne me paraît pas fatal.
[24] Ce fait pouvait certes retarder le traitement de cette demande mais non justifier son rejet sans qu’un avis au préalable de l’absence d’un des formulaires nécessaires à son traitement ne soit donné à l’appelant pour qu’il puisse prendre les mesures nécessaires pour qu’il y soit remédié.
[25] Or, plutôt que d’aviser l’appelante de cette lacune et de lui donner l’opportunité de la corriger, l’intimée a plutôt choisi d’ignorer le formulaire reçu le 20 mai 2010, d’où le fait qu’elle n’ait considéré que l’envoi du 28 décembre 2012 reçu le 5 janvier 2011, et ce, non pas comme étant le complément requis pour parfaire la demande effectuée via le formulaire reçu le 20 mai 2010, mais comme étant la seule demande reçue dûment complétée.
[26] Je considère que l’article 115.1 de la Loi sur le RREGOP doit recevoir une interprétation large et une application favorisant l’exercice du droit qu’elle confère.
[27] Cette disposition implique qu’un employé doit présenter sa demande avant de cesser de participer à son régime de retraite ou, au plus tard, le jour où il cesse d’y participer, puisqu’il doit être un participant lorsqu’il la présente à l’intimée.
[28] Toutefois, une fois présentée, rien n’interdit de la modifier ou de la compléter si elle contient des erreurs ou qu’il y manque des informations essentielles.
[29] Le présent litige diffère de celui ayant fait l’objet de la décision 2010 013 dont la procureure de l’intimée a cité un extrait au soutien de son argumentation.
[30] En effet, dans cette décision, il s’agissait d’un cas où les documents que l’appelant avait signés avant de prendre sa retraite, aux fins d’acheter une période de service antérieure, n’avaient pas été joints à sa demande de retraite par son employeur, de sorte que même son formulaire de participant contenant sa demande de rachat n’était pas parvenu à l’intimée avant la prise de sa retraite
[31] POUR TOUS CES MOTIFS , j’infirme la décision du Comité de réexamen et maintiens le recours de l’appelante, le formulaire du participant relatif à sa demande de rachat d’une période de service effectuée entre le 1 er septembre 1976 et le 17 janvier 1980 à l’Hôpital Jeffery Hale ayant fait partie de l’envoi reçu par l’intimée le 20 mai 2010, et les documents subséquents reçus par cette dernière le 5 janvier 2011 pour le compléter devant en conséquence être reconnus comme respectant les exigences de l’article 115.1 de la Loi sur le RREGOP car formant ainsi un tout complétant une demande de rachat reçue le 20 mai 2010.
Québec, le 16 mai 2013
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JEAN GAUVIN, avocat
Arbitre